JOB DETAILS

JOB DETAILJob Details

・Document Management: Organize and manage documents, business cards, etc.
・Translation Work: Primarily Japanese ⇔ English, providing translation support for various situations to the president and Japanese expatriates.
・Manual and Tool Creation (Translation Completion): Translate operation manuals and tools used in stores.
・Guest Reception: Comprehensive handling and setup for special meetings and visits (related to general affairs).
・Telephone/Email Correspondence: Act as a substitute for urgent calls or emails when the president is unavailable, including drafting response documents.
・Travel and Accommodation Arrangements: Provide support for arranging business trips for the president and Japanese expatriates.
・Procurement: Purchase necessary items such as gifts, souvenirs, sweets, tea, etc., for business purposes.
・Expense Reconciliation: Act on behalf of the president and Japanese expatriates to reconcile expenses.
Information Gathering: Share necessary information related to business operations with the president as needed.
・Coordination/Collaboration/Adjustment with Other Departments: Ensure smooth interaction with other departments due to the nature of the work, maintaining good relationships.
・Document Creation: Prepare meeting materials (e.g., board meeting documents) using Excel, Word, PowerPoint, etc.
Property Investigation and Information Compilation: Conduct research on properties and compile related information.
・Negotiations: Seek opinions from lawyers and consultants for property matters and engage in negotiations.

→文書管理：書類、名刺等の整理整頓や管理を実施する
→翻訳業務：主は日本語⇔英語、社長と日本人駐在員のサポートを様々なシチェーションで翻訳サポートを実施する
→マニュアルやツール作成（翻訳仕上げ）：店舗で使用するオペレーションマニュアルやツールの翻訳業務を実施する
→来客対応：特別な会議や来訪時の総合的な対応やセッティング等を実施する（総務の仕事とも通ずる）
→電話応対（メール応対）：社長が対応不可な状況で急を要する場合に代打で応対する（返答文章を作成する等）
→交通機関予約や宿泊施設確保：社長や日本人駐在員の出張に関する手配サポートを実施する
→購入代行：贈答品、手土産、菓子折り、お茶 等 業務で必要となるものを購入する
→費用清算業務：社長や日本人駐在員の費用清算の代行を実施する
→情報収集：業務に関する必要な情報があれば適宜社長へ情報共有を実施する
→他部署との連携/協働/調整：業務の性質上、他部署との円滑な交流は必須のため良い関係性を築けるための配慮を怠らない
→資料作成：Excel/Word/PowerPoint等を用いて会議資料（取締役会資料）等の作成を手掛ける
→物件調査や物件の諸情報のまとめを行う
→物件などは、弁護士やコンサルに意見をもらい交渉を行う

REQUIRED WORK EXPERIENCERequired

✓Bachelor's degree or higher
✓Minimum of 2 years of practical experience in secretarial work preferred
✓Excellent communication skills and interpersonal skills
✓Advanced organizational and time management abilities
✓Business-level English proficiency
✓Business-level Japanese proficiency required

✓大卒以上
✓秘書業務での実務経験２年以上目安
✓優れたコミュニケーション能力と対人スキル。
✓高度な組織力と時間管理能力。
✓英語：ビジネスレベル
✓日本語：ビジネスレベル必須